S’organiser au quotidien, organiser son travail

S’organiser au quotidien, organiser son travail

S’organiser ? Comment s’organiser au quotidien ? Comment organiser son travail ? Nous ne sommes pas tous égaux par rapport au temps. Une chose certaine est qu’il nous arrive tous d’être confronté à une perte d’efficacité, fatigue et impression de stagner, … il est des jours où le travail semble moins efficace, et de plus en plus difficile à organiser. Pour ma part, je ne crois pas que l’on gère son temps : on se gère soi même dans le temps. Sur ce vaste sujet, je vous conseille la lecture du livre « Question de temps » de François Délivré.

Il parle notamment des diablotins du temps

• Personnes ou groupes qui ont du mal à anticiper ou à estimer le délai pour faire
• Personnes ou groupes qui ont du mal à choisir : est ce le bon choix ? Choisir = prendre le risque d’échouer
• Personnes ou groupes qui démarrent plusieurs choses en même temps
• Personnes ou groupes qui ne s’arrêtent jamais ou qui enchaînent sans se poser

Voici quelques petits conseils, pour vous aider à reconsidérer la manière dont vous organisez votre temps. Dans votre vie de tous les jours, la semaine, au bureau, en télétravail. Dans ce dernier cas, les pauses sont encore plus importantes !!

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Une méthode simple pour une meilleure gestion

Notre gestion quotidienne dans le temps passe d’abord par une bonne routine d’organisation. Chaque jour (pendant 5 à 10 minutes grand maximum), en début de journée, vous pouvez dresser la liste des choses que vous aurez à faire dans la journée, puis les trier par ordre d’urgence et d’importance.

Vous pouvez aussi allouer à chaque tâche une durée et une plage horaire, afin d’être sûr(e) d’avoir accompli la tâche à la fin de l’horaire prévu. Si vous bloquez sur une tâche, c’est qu’il vous manque des informations, ou bien que vous avez besoin de plus de recul pour l’accomplir.

Vous devez aussi alterner travail & repos (dans le sport, on alterne effort et récupération). Allouez vous une pause de quelques minutes régulièrement, où vous prendrez le temps de souffler, de penser à vous, de prendre du recul, de discuter avec vos collègues. Votre gestion du temps est centrée sur votre organisation personnelle vous permettant de gagner en efficacité.

Apprendre à s’organiser passe aussi par le fait de savoir dire non, à mieux gérer certaines interruptions, les urgences. Mais aussi de déléguer, de responsabiliser (accepter de perdre du temps pour en gagner ensuite). S’organiser au quotidien, gérer son temps passe aussi par là.

Vous pouvez aussi lire l’article « Comment faire face à la procrastination » et notamment découvrir l’outil appelé Matrice d’Eisenhower. En l’utilisant vous allez améliorer votre gestion des tâches. Notamment avoir une attention particulière sur les tâches urgentes. Il permet de hiérarchiser ses priorités

 

Stress, Emotions et Fatigue

La fatigue physique ou psychologique a de nombreux effets négatifs. Notamment sur notre productivité personnelle, sur notre capacité à gérer les priorités, à prendre le temps d’organiser. Dans de précédents articles, j’ai expliqué pourquoi un sommeil de qualité était important.

Il est intéressant d’apprendre à faire sa météo intérieure : comment je me sens Ici et Maintenant ? Quelles sont mes émotions ? Physiquement comment je suis, avec quelles pensées ? Cet exercice quotidien de 2 à 3 minutes est extrêmement efficace pour se centrer avant l’action.

Comment s’organiser passe aussi par une meilleure intelligence émotionnelle. En effet, fixer ses priorités, planifier efficacement, améliorer son efficacité ne passent pas que par l’application d’outils, de méthodes.

Enfin, le stress est également un énorme facteur perturbateur dans notre gestion des priorités, pour notre efficacité professionnelle (au delà de tous les effets néfastes). Apprendre à gérer son stress face aux imprévus est une approche essentielle. Il est aussi intéressant de comprendre les mécanismes du stress, de prendre conscience du bon stress (appelé eustress)

 

Quelques outils utiles pour mieux s’organiser

De nombreuses méthodes et applications peuvent nous aider à mieux nous concentrer au travail. Une aide efficace dans la gestion du temps. Parmi celles-ci, nous en avons sélectionné trois, qui peuvent être des accélérateurs ou des soutiens pour votre organisation au quotidien.

 

Forest : se détacher de son téléphone

Le premier outil est une application très simple et ludique pour vous aider à réduire le temps passé sur votre smartphone, et vous aider à rester concentré sur votre travail. Cette application s’appelle Forest, et fonctionne sur un principe très simple : en effet, moins vous passerez de temps sur votre téléphone, plus vos arbres poussent. Ainsi, si vous retournez trop longtemps sur votre smartphone, votre arbre meurt. Simple, mais efficace !

Bullet Journal : donner un sens aux tâches quotidiennes

La deuxième est une méthode d’organisation des tâches extrêmement simple, car il vous suffit d’un carnet et d’un stylo. C’est le bullet journal, une méthode inventée par  Ryder Carroll, un graphiste new yorkais, pour être plus productif et concentré au travail. Le bullet journal est une pratique de pleine conscience déguisée en système de productivité. Il a été créé pour vous aider à organiser ce que vous avez à faire tout en gardant à l’esprit pourquoi vous devez le faire. Un bullet journal peut aider certains à mettre plus d’intentionnalité dans leurs actions au quotidien. Pour en savoir plus sur cette méthode permettant de s’organiser au quotidien, d’avoir une meilleure gestion du temps, consulter le site du Bullet Journal.

Technique Pomodoro : être ultra efficace et gérer ses pauses

Enfin, la troisième méthode est le secret de l’organisation des gens qui sont souvent submergés ; et qui ont tendance à enchaîner les heures de travail. Cette technique s’appelle Pomodoro. Elle a été mise au point par Francesco Cirillo à la fin des années 1980 et se déroule en 5 étapes simples :

1. Premièrement, décidez d’une tâche à faire,
2. Ensuite, réglez un minuteur sur 25 min,
3. Puis réalisez la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne (l’objectif est d’être pleinement concentré sur cet intervalle de temps),
4. Prenez une pause de 5 minutes puis repartez pour un cycle de 25 minutes si nécessaire,
5. Enfin, à chaque fois que vous avez épuisé quatre fois le minuteur ; prenez une pause de 15 à 20 minutes environ.

Cette approche permet d’accroître considérablement son efficacité, de mettre l’accent sur un temps productif tout en aménageant des temps de pause, des moments de respiration. C’est un moyen efficace pour gérer les distractions. Une aide précieuse pour s’organiser au quotidien, par exemple pour des révisions pour un examen, le bac, des partiels.

 

S’organiser au quotidien, s’organiser pour réussir

Tout d’abord, n’hésitez pas à me laisser des commentaires en bas de page. A partager vos méthodes sur la gestion du temps. Merci d’avance pour vos contributions.

Pour en savoir plus sur le coaching, sur la déontologie du coach (notamment le code de déontologie de la SF Coach et de l’EMCC), professionnel certifié, sur les notions de superviseur / supervision (analyse de la pratique).

Découvrez aussi comment la concentration s’entraine et se développe. La sophrologie est une aide intéressante que l’on utilise aussi pour réguler ses émotions.

Enfin, n’hésitez pas à me contacter via le formulaire de contact pour tout accompagnement individuel ou collectif. Approche personnalisée mixant le monde de l’entreprise et du sport. Démarche systémique. Pierre Cochat, praticien coach certifié pour votre projet professionnel et personnel.