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Organiser ses heures de travail

 

Nous ne sommes pas tous égaux par rapport au temps. Une chose certaine est qu’il nous arrive tous d’être confronté à une perte d’efficacité, fatigue et impression de stagner, … il est des jours où le travail semble moins efficace, et de plus en plus difficile à organiser. Pour ma part, je ne crois pas que l’on gère son temps : on se gère soi même dans le temps. Sur ce vaste sujet, je vous conseille la lecture du livre « Question de temps » de François Délivré.

Il parle notamment des diablotins du temps

  • Personnes ou groupes qui ont du mal à anticiper ou à estimer le délai pour faire
  • Personnes ou groupes qui ont du mal à choisir : est ce le bon choix ? Choisir = prendre le risque d’échouer
  • Personnes ou groupes qui démarrent plusieurs choses en même temps
  • Personnes ou groupes qui ne s’arrêtent jamais ou qui enchaînent sans se poser

Pour ma part, voici quelques petits conseils, pour vous aider à reconsidérer la manière dont vous organisez votre temps.


 

Une méthode simple pour une meilleure gestion

Notre gestion quotidienne dans le temps passe d’abord par une bonne routine d’organisation. Chaque jour (pendant 5 à 10 minutes grand maximum), en début de journée, vous pouvez dresser la liste des choses que vous aurez à faire dans la journée, puis les trier par ordre d’urgence et d’importance.

Vous pouvez aussi allouer à chaque tâche une durée et une plage horaire, afin d’être sûr(e) d’avoir accompli la tâche à la fin de l’horaire prévu. Si vous bloquez sur une tâche, c’est qu’il vous manque des informations, ou bien que vous avez besoin de plus de recul pour l’accomplir.

Vous devez aussi alterner travail & repos (dans le sport, on alterne effort et récupération). Allouez-vous une pause de quelques minutes régulièrement, où vous prendrez le temps de souffler, de penser à vous, de prendre du recul, de discuter avec vos collègues, …

 

Quelques outils utiles pour mieux s’organiser

De nombreuses méthodes et applications peuvent nous aider à mieux nous concentrer au travail. Parmi celles-ci, nous en avons sélectionné trois, qui peuvent être des accélérateurs ou des soutiens pour votre organisation au quotidien. 

Forest : se détacher de son téléphone

Le premier outil est une application très simple et ludique pour vous aider à réduire le temps passé sur votre smartphone, et vous aider à rester concentré sur votre travail. Cette application s’appelle Forest, et fonctionne sur un principe très simple : en effet, moins vous passerez de temps sur votre téléphone, plus vos arbres poussent. Ainsi, si vous retournez trop longtemps sur votre smartphone, votre arbre meurt. Simple, mais efficace !

Bullet Journal : donner un sens aux tâches quotidiennes

La deuxième est une méthode d’organisation des tâches extrêmement simple, car il vous suffit d’un carnet et d’un stylo. C’est le bullet journal, une méthode inventée par  Ryder Carroll, un graphiste new yorkais, pour être plus productif et concentré au travail. Le bullet journal est une pratique de pleine conscience déguisée en système de productivité. Il a été créé pour vous aider à organiser ce que vous avez à faire tout en gardant à l’esprit pourquoi vous devez le faire. Un bullet journal peut aider certains à mettre plus d’intentionnalité dans leurs actions au quotidien. Pour en savoir plus sur la méthode, vous pouvez consulter le site du Bullet Journal

Pomodoro : être ultra efficace et gérer ses pauses

Enfin, la troisième méthode est le secret de l’organisation des gens qui sont souvent submergés ; et qui ont tendance à enchaîner les heures de travail. Cette technique s’appelle Pomodoro. Elle a été mise au point par Francesco Cirillo à la fin des années 1980 et se déroule en 5 étapes simples :

  1. Premièrement, décidez d’une tâche à faire,
  2. Ensuite, réglez un minuteur sur 25 min,
  3. Puis réalisez la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne (l’objectif est d’être pleinement concentré sur cet intervalle de temps),
  4. Prenez une pause de 5 minutes puis repartez pour un cycle de 25 minutes si nécessaire,
  5. Enfin, à chaque fois que vous avez épuisé quatre fois le minuteur ; prenez une pause de 15 à 20 minutes environ.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter le site Pomodoro.

 

Le coaching, un bon départ pour (ré)apprendre à s’organiser

Si vous sentez que malgré différentes méthodes d’organisation, vous peinez à obtenir plus de performance dans la gestion de votre temps ; il est conseillé de voir un coach ou un professionnel. N’hésitez pas à nous contacter, pour vous aider à repenser votre manière de travailler. 

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